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仕事のマネジメントの手順③管理

***(ドラッカー教授の言葉)***

さらには管理のための手段を組み込むことである。
仕事とは、ここの作業ではなく一連のプロセスである。
予期せざる偏値を感知し、
プロセスの変更の必要を知り、
必要な水準にプロセスを維持するための
フィードバックの仕組みが必要である。

エッセンシャル版マネジメント p.58
~仕事とは何か~
******************

マネジメントブームの7つのコンセプトの一つ目、
「生産性向上のための科学的管理法」の
ドラッカー教授的な活用について掘り下げております。

今回は、その手順の三つ目の「管理」。

あらゆる仕事が管理を必要とするが、「標準」はない。
しかし、三つの「共通条件」がある。
とドラッカー教授は言います。
その条件は以下の三つです。

(1)管理は人の道具であること。
(2)管理の本質は、例外管理を原則とすること。
(3)管理は、仕事の成果からのフィードバックとすること。

それぞれをちょっと詳しく解説すると

まず(1)は、
人を管理対象にしてはならないということです。

人が「仕事」を生産的にするための道具が「管理」であって、
目的と手段が入れ替わってしまっては
「管理を目的とした管理」になってしまいます。

ドラッカー教授は、管理自体が仕事の妨げになっている例は、
製造業よりも小売業や病院で多く見られるといいます。

次に(2)は、
まずは仕事のプロセスにおける「パターン」を見つけ、
仕事の典型的な流れを整えること。
私のイメージでは、仕事の端(みみ)を揃える、というイメージです。

パターンを決めれば、原則のルールが決まります。
ルールを作るときには、許容範囲を予め設定することになります。
「許容範囲」を決めることで、初めて「例外」が明確になります。

どうしてもパターン化できないというとき、
たいていの仕事は10個以内・・
どんなに多くてもせいぜい50前後のパターンに分かれるはずです。

いくつかのパターン分けができれば
そのパターンの分岐点での判断材料を決めることができます。
原則ルールが管理対象である「例外」を決めます。

ちなみに・・仕事のルールがなければ、
誰か発言力の高い個人が、まるでルールブックとなり、
「独裁的な組織」をつくってしまいます。
(一定以上に成長できない組織の多くは、この典型です。)

さて、「例外管理」に話を戻します。

例外は、せいぜい数パーセントになるようにルールを決めなければなりません。
多くの⚪︎⚪︎⚪︎のように、原則どおりにいくのが少数派になってしまってはいけません。
(あ、ちょっと毒舌だったので字を伏せました。)

ほんのわずかな「例外」が、「人間がおこなう仕事」になります。
(今後、本当の例外以外は、
情報技術を使ったオートメーションになるのでしょうね~。)

もし、それでも自分の仕事は、絶対にパターン化できないというならば、
高度な個別判断が必要な、
「プロフェッショナルの仕事」をしているということでしょう。
プロは、自分で「自分の仕事の基準」をつくって
それに基づいて成果をあげる人たちです。

最後に(3)については、
仕事自身が管理情報を提供できるように仕事を設計すること。
もっと効果があがるようにするには?という工夫が生まれるような
仕事の指標(インジケータ)を設定していくことです。

指標の数値となるように工夫をして仕事を行い、
理想の値になっても、成果があがっていなかったのなら、
その指標を見直す。
というシステム的な判断をしていくのが管理です。

よく見かける光景ですが、
他人のワークスタイルが気に入らない、とチャチャを入れたり、
思いつきのタイミング(ヒマになったタイミング?)で
思いつきのポイントをチェックしたりするのは、
個人的な趣味であって、「真の管理」ではありません。

これらの「管理の3つの条件」を見てみると、
若い頃からの自分を振り返って・・・

無駄な・・・意味のない・・、ときには人を傷つけてしまう「偽物の管理」に
どれだけの時間を投入してきたのだろうか、と反省仕切りです。

あなたは、あなたの仕事に「真の管理」を組み込んでいますか?

*****(今日の質問)*****

Q:これまでに、あなたが問題を感じた部下や同僚について、
「彼(彼女)が会社のルールに従っているだけ」だとすれば、
どんなルールが作る(改める)必要があったと思いますか?

Q:あなたが関与している仕事は、
いくつの典型パターンに分けることができますか?

Q:売り上げや利益を集計するよりも早い時期に
仕事の出来・不出来を判断する指標として、
どんなものが考えられますか?

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