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住所表示の法則

とある会社の会議。

小集団活動の発表の際に・・
あるリーダーだけが議案に
4号議案、5号議案・・・と、
ナンバリングをしていらっしゃいました。

 

正直なところ、大きな会社や公的な場で
「形式ばった会議」をするときでもない限り
議案に番号をつけることはこれまでしてきませんでした。

しかし、長期にわたって追跡検証しなければならないものの場合、
このナンバリングがとても大きな効果を生んでいることに気づきました。

 

自分が中長期的に取り組む課題やプロジェクト、
自社が提供している事業活動、
自社の対象としている顧客グループ、
それらのために行う活動や仕事群。

いずれも複数だが大量にあるわけではないため、
・仕掛けているときは意識しているが、
作業が一段落するとその後の検証作業は忘れてしまう。
・優先順位が高いうちは意識しているが、
そのときの環境に照らして、いちど後回しにしたとたんに忘れ去られる。

 

ところが、議案やプロジェクトなどに番号をつければ
「情報」をコンパクトにして、置き忘れることがなくなる。
例えば、
「そういえば、3号議案って何に関するものだっけ?」
「6号事業は今も順調?」
「38番が抜けているけど、棄却したんだっけ?」

 

それは、いわば、頭の中の住所表示。
つまり、「右行って、左曲がって・・」の道案内ではなく、住所表示。
形態を圧縮した情報。

 

コレが現場で思った以上の力を発揮します。
こんな当たり前のことに、いまさら関心した会議でした。
ありがとうございます。

 

****今日の質問*****
Q:あなたが今年度、取り組む活動を列挙してください。
Q:それらを一年間、失念して取りこぼすことなく、かつ、
完了したものも、その後を検証を忘れないために
どんな工夫ができますか?
(いくつもあると思います。)

 

**************

情報に必要とされるものは、
コミュニケーションに必要とされるものとは逆である。(中略)
事実、情報に関しては経済原理が働く。
データが少ないほど情報は優れている。
情報過剰すなわち必要とされる量を超える情報は、
情報途絶を招くだけである。
(マネジメント(中) 第38章 コミュニケーション より)

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